El trío de ases de Odoo en la gestión de RH

Los empleados son, sin lugar a dudas, uno de los componentes más críticos de la empresa, por eso era inevitable que tarde o temprano les dedicáramos un blog algo más extenso de lo habitual. Podríamos estar hablando largo y tendido de los beneficios que supone para una organización incrementar la satisfacción y el rendimiento de la gestión de sus recursos humanos, pero en esta ocasión nos vamos a centrar solo en cómo puede contribuir el software de Odoo a maximizar la relación entre empleados y empresa.

Antes que nada destacar que las apps de Odoo forman parte de un ERP y son modulares. Esto quiere decir que podemos ir incorporando apps a medida que las necesitemos y, además, que toda la información de los empleados, desde el momento mismo que solicitan un puesto de trabajo, puede estar centralizada en un mismo lugar y fluir de un departamento a otro, de una app a otra, dependiendo de la etapa de la relación laboral en que nos encontremos: reclutamiento, evaluación de satisfacción o de rendimiento.

Por otro lado, con tres apps de Odoo—reclutamiento, sitio web y encuestas— podríamos gestionar la relación del empleado con la empresa con un altísimo grado de claridad y organización, lo que nos permitiría programar y visualizar todo el proceso de reclutamiento, no solo para encontrar a los mejores candidatos, sino también para mantenerlos y entender, a través de encuestas y evaluaciones diseñadas internamente, su satisfacción y rendimiento a lo largo del tiempo.

Por ejemplo, puesto que la App de reclutamiento está vinculada con la de sitio web, podríamos crear y publicitar las vacantes en la web de la empresa, así como otorgarles un correo electrónico específico que nos permitiera centralizar todas las solicitudes recibidas en un departamento o en una persona para hacer una buena gestión del candidato. Una vez recibida la solicitud de María Gutiérrez, por ejemplo, a través del sitio web se crearía automáticamente una ficha con los datos que ha rellenado en un formulario creado específicamente para este puesto. Desde esa ficha podríamos enviarle un mensaje de correo invitándola a realizar otra acción, como por ejemplo responder a un formulario tipo caso. También podríamos enviar una nota interna a un compañero de departamento indicando por qué nos interesa especialmente el perfil de María o incluso fijar una cita para una primera entrevista personal e incluir un recordatorio para que asistan varias personas. Todo ello sin salir de la app, ni de su ficha personal.

La app de reclutamiento es muy completa y en ella se pueden almacenar y visualizar los documentos vinculados a un candidato, como CV, cartas de presentación, etc. y que estén disponibles para que cualquier gerente o personal de recursos humanos con un nivel de autorización previamente establecido pueda consultarlos. Además, el sistema permite que el equipo de RH visualice fácilmente (en modo kanban o listado) todo el proceso de reclutamiento, ordenado por etapas, así como todos los candidatos y sus progresos. Los candidatos pueden moverse de una etapa a otra, tan solo arrastrando su ficha de columna en columna.

Al final del proceso, como es natural, María puede acabar siendo rechazada (por lo que podemos almacenar su información o borrarla) o contratada. En el momento en que María pasa a formar parte de la empresa y su organización, la App de evaluaciones entra en juego. En el mismo momento de la contratación podríamos fijar una cita-recordatorio para realizar la primera encuesta de satisfacción a los 3 meses de su incorporación o medir su nivel de aprendizaje a los 6 meses. También se podría establecer qué personas deben participar o revisar esa evaluación (empleados en un nivel inferior o superior). Para realizarlo, una persona de RH tan solo tendría que seleccionar el formulario en el menú de la ficha de empleada de María y pulsar enviar. Ella recibiría un correo electrónico con un enlace que tan solo tendría que abrir para iniciar su encuesta/evaluación.

Llegados a este punto, recordar que se pueden cargar todos los formularios o encuestas diseñados por el departamento de RH en la app de evaluaciones, aunque se hayan creado en el de encuestas. Tal y como decíamos al principio del blog, el software de Odoo forma parte de un ERP y es modular, por tanto, la información fluye de un sitio a otro sin que nos demos cuenta.

Las encuestas se pueden crear en la App que lleva su nombre o a través del sitio web. Se pueden escoger un gran número de formatos (matriz, numérica, con caja de texto…) y se pueden añadir imágenes, información extra, etc. para cumplir con los objetivos que el departamento de RH se haya fijado. Además, se pueden probar las encuestas antes de lanzarlas y también, de forma posterior, cuando se tengan todas las respuestas de los empleados, es posible generar diagramas o gráficos que serán muy útiles para tener una visión global, por ejemplo, de la satisfacción de los empleados y luego crear informes para los directores de la empresa.