Cualquier
empresa, por grande o pequeña que sea, tiene que enfrentarse tarde o temprano a
la gestión de los gastos relacionados con las actividades comerciales que
realiza su equipo de ventas o los proyectos. No es la parte más ‘sexy’ de hacer
negocios porque es una actividad administrativa tediosa que consume parte de
nuestro valioso tiempo, pero hay que realizarla porque es crucial saber con
exactitud los gastos asociados a cada proyecto y su rentalibilidad, por
ejemplo, para conocer la buena marcha o no de los mismos. Además, realizar un
seguimiento de los gastos comerciales ocasionados en un proyecto puede
complicarse enormemente dependiendo del número de empleados de la empresa y su
localización, o de cuándo y cómo han sido procesados los recibos.
Por otro lado, la app para la gestión de Gastos facilita enormemente el
seguimiento de los movimientos de los recibos y gastos dentro de la empresa. Se
trata de una completa maquinaría en la que pueden intervenir varias apps o
módulos —CRM, Ventas, Proyectos, Contabilidad, Gastos, Facturación— lo que
permite realizar un seguimiento total de los movimientos de los gastos desde el
punto de vista tanto del vendedor como del gerente, tanto desde una aplicación
web, una aplicación web + móvil o desde una app móvil.
Por ejemplo, digamos que un comercial de nuestra organización
viaja a otro país para visitar a un cliente potencial, salen a comer, él se
encarga de pagar la cuenta y quiere
procesar de inmediato el recibo por si lo pierde. La app de Gastos de Odoo se
lo permitiría porque tan solo tendría que realizar una foto del mismo con su
móvil y enviarla a una dirección de correo electrónico designada poniendo en el asunto toda la información asociada a ese
recibo, lo que crearía automáticamente el gasto en el pipeline. El gerente que
se encuentra en la casa matriz frente a un computador podría ver el gasto en el
módulo de CRM, incluyendo la foto del recibo, y aprobarlo. Incluso podría
rechazarlo si hubiera algún dato confuso en el recibo enviado y poner una nota
explicando los motivos de la devolución. Esa nota quedaría en el registro de
gastos relacionado con el proyecto u oportunidad comercial. A su vez, el
comercial podría editar ese registro e incluir una respuesta.
Como la
app de Gastos está integrada dentro del ERP se pueden incluir los gastos
comerciales asociados al proyecto en las facturas a los clientes, así como
realizar multitud de tareas y que quede reflejado en los procesos internos de
la empresa de una forma muy simple, rápida y eficiente. Además, el gerente
puede obtener informes acerca de los gastos por empleado, por proyecto o equipo
de ventas con el objetivo de asegurarse de que se mantengan dentro de los
objetivos y presupuestos previstos. También averiguar los gastos no pagados que
quedan por abonar. Y todo ello prescindiendo del papel y sin que nada se pierda
por el camino.
Por último, si su empresa dispone de una flota de vehículos, sería capaz de
realizar un seguimiento y registro de los kilómetros, el programa de
mantenimiento de esa flota, los contratos vinculados a estos vehículos, los
contratos y demás información relevante para su empresa, de una forma clara y
organizada.
